Spécialiste en documentation

Le/La spécialiste en documentation fait partie du département Assurance Qualité et est l'interlocuteur/trice principal(e) pour la gestion des documents relatifs aux systèmes qualité. Il/Elle assure le bon fonctionnement, le suivi et la maintenance de ces systèmes et est le/la principal(e) administrateur/administratrice de la liste des documents officiels et des systèmes de classement afin d'en garantir l'exactitude et la conformité continue.

Résumé du poste

Fonctions générales

• S’assurer que des systèmes de contrôle documentaire sont en place et utilisés pour garantir l’intégrité des données.
• Maintenir et comprendre les BPF actuelles.
• Garantit que toutes les activités ayant un impact sur les BPF sont réalisées conformément aux procédures.
• Tâches générales du département (à effectuer sur demande) :
• Gérer les dossiers et les documents (rendre les documents efficaces, gérer les politiques de conservation, éliminer les documents).
• Maintenir à jour les fichiers et bases de données relatifs aux systèmes assignés ; s'assurer que les tâches liées à la qualité sont recensées et effectuer un suivi auprès des parties prenantes pour une réalisation dans les délais impartis.
• Assurer le rôle de représentant qualité (sur les sujets liés aux fonctions spécifiques du poste)
• Fonctions spécifiques au rôle :
• Responsable de la gestion du processus de contrôle des documents et du système électronique
• Délivrer des exemplaires contrôlés des procédures opératoires normalisées (SOP) et autres documents. Délivrer le dossier de production par lot, le cahier de laboratoire, le registre des solutions et les journaux d'activité.
• Étiquettes de production d'émissions,
• Mettre à jour et diffuser les registres, journaux et bases de données relatifs au système qualité qui lui sont assignés.
• S’assurer que les systèmes de gestion de la qualité (y compris les listes et systèmes électroniques) sont à jour.
• Assurer le suivi auprès du personnel de Biodextris concernant la réalisation des actions périodiques des systèmes de qualité assignés afin de garantir leur achèvement en temps voulu.
• Assure la gestion de la zone d'archivage et le suivi des accès à la documentation.
• Gérer l'archivage et la récupération des documents
• Suivre les actions et les comptes rendus des réunions, et communiquer les actions issues des réunions.
• Assurer la relève des spécialistes en assurance qualité de niveau 1.
• Effectuer d'autres tâches liées à la qualité, au besoin.

Formation et expérience

Exigences en matière de formation et d'expérience

• DEC ou baccalauréat ès sciences dans un domaine connexe (chimie, biologie, biochimie ou tout autre domaine connexe comme l'archivage, technicien en documentation) et 2 ans d'expérience pertinente (ou formation combinée équivalente avec une expérience de travail pertinente).